노션, 처음 시작하는 사람들을 위한 완벽 가이드 3

 

노션에서 데이터베이스 생성 및 활용하기

 

노션은 단순한 메모 앱을 넘어, 강력한 데이터베이스 기능을 통해 정보를 체계적으로 관리할 수 있는 도구입니다. 노션의 진정한 가치는 바로 이 데이터베이스에 있습니다. 이글에서는 노션을 처음 접하는 분들도 쉽게 이해할 수 있도록, 데이터베이스의 종류와 속성, 그리고 실제 활용 방법에 대해 자세히 소개하겠습니다.

 

1. 데이터베이스란 무엇인가?

노션에서 데이터베이스는 데이터를 저장하고 관리하는 컨테이너입니다. 엑셀이나 구글 시트와 비슷하지만, 각 행(Row)이 단순한 셀이 아니라 페이지(Page)라는 점에서 차이가 있습니다. 즉, 데이터베이스의 한 행을 클릭하면 그 안에 또 다른 페이지가 열리고, 여기에 더 많은 정보(이미지, 텍스트, 하위 페이지 등)를 담을 수 있습니다.

 

데이터베이스는 다음과 같은 두 가지 형태로 존재합니다.

• 인라인(Inline) 데이터베이스 : 기존 페이지 안에 데이터베이스가 삽입된 형태입니다. 데이터베이스 위아래로 다른 블록(텍스트, 이미지 등)을 배치할 수 있어, 페이지의 일부처럼 활용하기 좋습니다.
• 전체 페이지(Full page) 데이터베이스 : 페이지 전체를 데이터베이스로 사용하는 형태입니다. 다른 블록을 추가할 수 없어 오직 데이터 베이스 관리만을 위한 전용 페이지로 활용됩니다.

※ 같은 주제지만 다른 영역을 활용한다면 인라인, 하나의 일관된 페이지 형태를 보여주고자 한다면 전체 페이지를 추천합니다.

 

2. 다양한 데이터베이스 보기(View)

노션 데이터베이스의 가장 큰 장점은 데이터를 다양한 방식으로 볼 수 있다는 점입니다. 하나의 데이터베이스에 저장된 데이터를 여러 보기(View)로 전환하여 목적에 맞게 활용할 수 있습니다. 슬래시(/)를 입력한 뒤 데이터 베이스를 검색하면 나타나는 다양한 보기를 살펴볼게요.

 

가장 기본적인 보기 : 테이블(Table)

테이블 보기는 엑셀 스프레드시트와 가장 유사한 형태입니다. 행과 열로 이루어져 있어 데이터를 한눈에 파악하기 쉽습니다.

• 언제 사용하면 좋을까? 재고 관리, 가계부, 연락처 목록처럼 정형화된 데이터를 관리할 때 유용합니다.
  (이미 고정적으로 입력할 항목이 정해진다면 가장 깔끔하게 활용할 수 있습니다.)

 

시간 흐름을 파악하는 캘린더(Calendar)

캘린더 보기는 데이터의 날짜 속성을 기준으로 월별,주별 일정을 보여줍니다.

• 언제 사용하면 좋을까? : 여행 일정, 시험 계획, 콘텐츠 발행계획 등 날짜를 기반으로 데이터를 관리할 때 유용합니다.
  (가장 많이 쓰는 구글 캘린더의 확장판으로 실제 날짜에 맞는 Todolist를 작성하여 활용할 수 있습니다.)

 

시각적인 정보를 강조하는 갤러리(Gallery)

갤러리 보기는 이미지나 동영상 같은 미디어를 중심으로 데이터를 보여줍니다.

• 언제 사용하면 좋을까? : 포트폴리오, 사진첩, 맛집 리스트처럼 시각적인 정보가 중요한 데이터를 관리할 때 좋습니다.
  (이미지를 활용하여 시각적인 전달을 위할 때나 개인적인 추억을 저장할때 활용할 수 있습니다.)

 

3. 데이터 속성(Properties) 이해하기

데이터베이스의 열(Column)은 속성(Property)이라고 부릅니다. 이 속성들을 통해 데이터에 다양한 정보를 부여하고, 데이터를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

 

자주 사용하는 속성 종류

• 텍스트(Text) : 가장 기본적인 속성으로, 제목이나 설명을 입력할 때 사용합니다.
• 선택(Select) & 다중 선택(Multi-select) : 미리 정의된 옵션들(태그) 중 하나(선택) 또는 여러 개(다중 선택)를 선택할 수 있습니다.
  - 활용 예시 : 프로젝트 상태(진행중, 완료)나 독서 장르(소설,비문학,에세이)를 분류할 때 사용합니다.
• 날짜(Data) : 날짜와 시간을 입력할 수 있습니다. 시작일과 종료일, 알림 설정도 가능합니다.
• 파일 및 미디어(File & media) : 이미지, PDF, 동영상 등을 첨부할 수 있습니다.
• 관계형(Relation) :  이 속성이 노션 데이터베이스의 핵심입니다. 여러 데이터베이스를 서로 연결할 수 있습니다. 예를 들어, 독서 리스트 데이터베이스와 작가 리스트 데이터베이스를 연결하여 책 페이지에서 바로 해당 작가 페이지로 이동할 수 있습니다.
  (엑셀,PPT의 하이퍼링크와 같은 개념입니다)
• 롤업(Rollup) : 관계형으로 연결된 다른 데이터베이스의 정보를 가져와서 보여줍니다.
  - 활용 예시 : 작가 리스트 데이터베이스에서 관계형 속성으로 연결된 독서 리스트에 있는 책의 개수를 롤업 속성으로 가져와 보여줄 수 있습니다.

 

4. 실제 데이터 베이스 활용 시나리오

이제 데이터베이스의 개념을 바탕으로 실제 생활에 어떻게 적용할 수 있는지 예제를 통해 안내드리겠습니다. 여기서부터는 직접 따라해보시면 노션에 대한 이해도가 높아질 것 같습니다!

 

시나리오. 개인 프로젝트 관리

1. 데이터베이스 생성 : 프로젝트라는 이름의 데이터베이스를 만듭니다.

2. 속성 추가 : 성태(선택), 마감일(날짜), 담당자(사람), 우선순위(선택) 등의 속성을 추가합니다.
(본인의 프로젝트관리할 때 필요한 항목값으로 넣어서 실제 사용할 수 있도록 만들어보세요!)

3. 보기(View) 설정 : 보드 보기로 전환하여 상태 속성을 기준으로 프로젝트 카드를 나열합니다. 할 일, 진행중, 완료라는 카테고리로 구분되어 진행 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다.

4. 활용하기 : 새로운 프로젝트가 생기면 카드를 추가하고, 진행 상태에 따라 드래그하여 옮깁니다. 마감일이 임박하면 알림을 설정하여 기한을 놓치지 않도록 관리합니다.

 

※ 아래 이미지는 제가 실제로 사용하는 기한관리를 이미지로 가져온 것입니다.

 

이렇게 하나를 만들어서 사용하시다 보면 나에게 필요한 내용은 노션의 데이터베이스 기능을 활용해서 만들 수 있습니다!

노션의 데이터베이스는 처음에는 복잡하게 느껴질 수 있지만, 한번 익숙해지면 그 어떤 도구보다 유연하고 강력한 정보 관리 도구입니다.

앞서도 말씀드렸듯이 복잡해보이는 이유는 그만큼 세분화된 기능이 많기 때문이라고 저는 생각합니다. 이 가이드를 통해 데이터베이스의 기본 개념과 활용 방법을 이해하셨기를 바랍니다. 이제 자신만의 데이터베이스를 만들어 정보를 체계적으로 관리하는 노션의 매력을 직접 느껴보세요!